聚焦專案管理Ⅰ

將已知事件納入專案規劃內，不怕未知事件的逆襲。
工作中，你常因突如其來的交付任務，而灰頭土臉嗎？你行程滿檔工作、家庭兩頭燒，禁不起任何的變化嗎？好的專案管理是一門藝術，充滿許多眉角。讓實用的管理方法，協助你如實地掌握每一個當下，「專案管理」的概念與技巧，其實人人都需要。




國際專案管理方法認證，已由美國專案管理協會（ＰＭＰ）執行40餘年。結合「共通的語言」與「產業的標準」塑造全球最佳之專案管理手法，此法擅於操作大型專案，結構嚴謹且工具多元，更能運用於公司內部小型專案，具有巨大執行力之特性，因此廣為使用。本文先針對「工作」上的專案管理思維，進行介紹。

標的性、獨特性、彈性（逐步完善）

專案的三大特徵：一，有明確的開始及結束日期。二，有獨特的具體產品、服務或檢測結果。三，計畫能夠逐步完善，擁有如海浪一般，從規劃、執行，到監控，所構成的彈性往復循環結構。因此一個成熟的專案是擁有「標的性」、「獨特性」，以及「彈性」的。
而專案形成之初，必需先與執行團隊共同理解、認同此任務的目的與意義，並訂立專案名稱、共同討論專案的產品、樹立里程碑、規劃案件預算，才算初步完成專案執行前的準備。

專案管理的六重限制、五大流程、十大領域

除了專案本身需要的技術專長外，加上專案管理的能力，更能充分利用有限的資源，並在6重限制的考量協助下，更精準地達到專案的目標，並滿足企業股東權益。因此，牽一髮而動全身的六重影響因子：範圍（Ｓ）、時間（Ｔ）、成本（Ｃ）、品質（Ｑ）、資源（Ｒｅｓ）、風險（Ｒｉｓ）(插圖-課程講義P8下)是在專案實行期間，得時時檢視、調整的標的事項。其中要注意的是，無論其他幾項因素如何變動，其中捍衛「品質」的標準，這點是絕對不能變動的。



另外，以五大流程：IPECC貫穿整個專案。先釐清專案「發起人」與「客戶」需求的確切方向，「啟動（Ｉ）」專案計畫，並「規劃（Ｐ）」製作本次專案之計畫書，如實地依照計畫書「執行（Ｅ）」專案，過程中透過不斷地「監控（Ｃ）」規劃與執行間的落差，進行調整，再不斷地監控、調整，一直到產品認證通過，才是真正專案「結束（Ｃ）」。其中涉及十大知識領域：整合、範圍、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購，以及利害關係人。


專案的成功與否，與企業體質的良窳息息相關。組織流程中所累積的有效資產：如過去曾執行過專案的典範、歷史資料，以及可持續供給經驗學習的文件，都決定了專案的健全度。當然，也與專案團隊的分工有關，而專案經理人（PM）的態度是關鍵。專案經理人如無法掌握管理的核心—整合，就容易變成與專案成員在執行細節中和稀泥的情況。另外，專案成員也必須一起撰寫計畫書，並負責維持專案的品質。

專案的開展

一、制定專案章程
正式授權是必要條件，預先釐清專案目的、目標與需求，並做好組織溝通，才是專案成功的關鍵之一。所以「專案章程」的制定，可以得知老闆對於專案的承諾，以及所賦予PM的權限，得以正式動用資源。(插圖-課程講義P16下)

二、辨識利害關係人
藉由訪談，將其識別資訊、評量資訊進行分析，並記錄在利害關係人登錄表中，建構「利害關係人意示圖」。儘早辨識出影響專案成敗的利害關係人，並了解他們的需求及期望，是專案成功的關鍵之二。