別把心靈當倉庫

別 把 心靈 當 倉 庫

專訪時間管理大師艾倫          EMBA雜誌編輯部/文

你被無數的會議、問題、簡報追趕，你腦中、眼前總有一長串糾結複雜的待辦事項清單，讓生產力管理大師艾倫（David Allen）告訴你，你該怎麼辦。

艾倫（David Allen）是全球知名的生產力大師，他於二○○一年出版的「把事情做好」（Getting Things Done，中譯本譯為「搞定」）一書，被翻譯成三十種語言，暢銷全球。
 

美國時代雜誌指出：「每個時代都有一本自我提升的關鍵書籍，一九四○年代是『卡內基溝通與人際關係』、九○年代是『與成功有約』，二十一世紀，這本書叫做『搞定』。」
 

許多企業主管不只辦公室堆滿資料、專案，在心中，他們有更多不斷出現的工作、課題，胡亂糾結，形成排山倒海的壓力。艾倫指出，企業主管不能把自己的心靈和腦袋當作倉庫，堆放這些雜事，而必須清空，借用外在的工具，捕捉、釐清、組織這些事情，才有餘裕面對不斷出現的挑戰。
 

艾倫將這本書中提出的架構，發展成ＧＴＤ行動管理法，協助企業進行管理。二○○八年，他又推出續集「管用」（Making It All Work），這本書被芝加哥大學商學院列為研究生必讀的書。
 

「你一定是上帝派來拯救企業主管的。」在採訪的中間，忍不住半開玩笑對他說。
 

以下是艾倫在美國芝加哥接受本刊專訪的摘要：

Q.很多企業主管共同的問題，就是同時要處理很多事情，感覺被淹沒。你說，這是因為他們自己是瓶頸，為什麼？
 

A.對大多數主管來說，他們被課題、問題所干擾，主要是，他們在心中有個承諾必須處理這件事。我們都有很多這樣的事情。如果這些事只存在你腦中，你心中永遠都有個負擔，必須做點事情。問題是，你不可能一次做兩件事情，所以只要你的心裡有超過兩件事情，就會為你創造出一種挫折、壓力、被淹沒的感覺。所以關鍵就是，你必須把這些事情拿出來，釐清、組織、檢討。
 

Q.你特別提到要將結果視覺化，以及將目標寫下來，主要的意義是什麼？
 

A.視覺不一定是心中的圖像，有時是你走出會議室時，心中的感覺。很多人都用不同的方式說過：「如果你不知道要到哪裡去，走哪條路都一樣。」知道你要去哪裡，然後連結你的不同心理層面，朝向這個結果。你的心理狀態會帶領你走向結果。
 

如果你進入一個會議室，你知道這個會議的成功指的是什麼，你就會知道，要花多少時間在議程上，就會有標準來衡量這個會議是否有生產力。
 

把目標寫下來
 

大多數人認為自己對目標很清楚，其實不然，除非寫下來。所以很多人說，高績效的人會把目標寫下來。我們都說要成功，但是成功到底長得什麼樣子？例如，對有些人來說，成功就是提高一Ｏ％的利潤，對有些人則是五○％。團隊成員要彼此確認，成功到底是什麼樣子。
 

特別是當團隊成員一起工作時，大家必須唱同一個譜，朝向同一個目標。很多時候，我們用的字眼是一樣，但是心中的圖像卻不一樣。例如，你告訴小孩要把房間弄乾淨，他說，他已經清理得很乾淨了，但對你來說還差太遠。
 

所以，我們要問，當這個專案完成時，會是什麼樣子。
 

Q.在進行你所提倡的ＧＴＤ行動方案時，最大的挑戰是什麼？
 

A.最大的挑戰就是人的習慣。大家習慣把事情放在腦中，而不是放在系統裡。最大的挑戰就是要改變這個習慣，把事情外在化、不斷檢視，然後專心在要做的事情上。最大的挑戰是，人們寧願自己被淹沒，願意忍受，沒有動力來進行改變。
 

如果今天出現一個仙女說，讓我們每個人的email都消失。我保證十天後，每個人堆積的email還是會有和以前一樣多。因為這和總量沒有關係。這和他們的舒適區有關，也就是他們願意忍受堆積多少封，有些人只能忍受三十封，有些人三百，有些人三千。
 

如果是我，我堆積三十封email就不舒服。零，才是我的舒適區。我告訴他們，我也有無數的事情要做，但不一定要被淹沒，才做得了這些事情。你可以用更健康、可持久的方式，來處理這些事情。
 

Q.你書中提到，很多人的待辦事項清單都有問題，問題是什麼？
 

A.大多數人還沒有把列在待辦清單上的事情想清楚。如果你還沒有決定好有關「媽」或「雇用新助理」「啟動新工廠」的下一步，誰、在哪裡做，你就會一直想，我該怎麼做，我該怎麼做。一直到你想清楚，我下一個動作必須打電話給佛雷德，問他有關……的事，你才會鬆一口氣。
 

大多數人的生活方式是，焦慮地想，如何決定接下來應該做什麼事情。他們沒有真正想清楚，所以就一直處在焦慮中。
 

想清楚，要達成你要的結果，必須做什麼，下一個必須採取的動作是什麼，只有到「打電話給佛雷德」這樣清楚的步驟，你才結束這個流程。不是說接下來不用想，而是這個部份完成了。如果你不注意那些必須注意的，未來你就會花更多注意力在上面。
 

下一步是什麼？
 

舉一個例子，我教練的一個客戶，是一家非常知名公司的高階主管。他剛剛從另一個產業被挖角過來，未來可能接任這家公司的領導人位置。因為他不熟悉這個產業，也不了解這家公司的政治，所以他盤旋心中最大的事是，公司裡大約有五十個人，是他應該要花時間建立關係的。
 

我們怎麼做？我們列一張表，這些人一直在他腦筋裡打轉，所以我和他一起花時間把這些人的名字都寫下來，然後針對每個人，我們想，下一個動作要做什麼。例如，「我需要和這個人共進兩次午餐。」太好了，我們列一張很長的表，給他的助理。一個小時，這件事情就完成了。
 

不只如此，去年十一月四號，他有四千五百封電子郵件堆積在信箱裡，五號這天，一封都沒有了。以前他是每個人的瓶頸，每個人要等他的同意或意見才能往下走。之後他的部屬都知道，有關他必須參與的專案，都會照著時間完成。
 

我共識的人，都有不同版本像這樣的故事。他們沒有想清楚他們手上的問題是什麼，所以他們被淹沒了。
 

Q.這麼多年來，有這麼多時間管理的書，為什麼就是有這麼多人很難「把事情做好」？
 

A.這就像為什麼這麼多人需要運動，需要對別人好一點，需要更聚焦在重要的事情上，但做不到。這些都是人性的課題。 

另一個答案是，我不知道。我不知道為什麼這麼普通常識的問題，不過就是改變行為，卻這麼困難。你要花兩年才能學會探戈，或者義大利文，所以你也要兩年才能學會ＧＴＤ，改變習慣，學會讓事情不堆積在腦袋裡。
 

過去，時間管理這個課題被貼上了錯誤的標籤。當你貼錯了標籤，就得不出對的解決方案。時間管理的關鍵其實不是管理時間，而是如何管理焦點，以及把注意力放在哪些課題上。
 

這是一種思考的方式。因此，我們在協助企業時，我們的產出（deliverable）之一是一個思考流程。當我們離開時，企業必須學會在開始開會時，問：「我們這個會議要達成什麼？」會議結束時，問：「我們的下一步是什麼？」
 

彼得杜拉克說：「知識工作者最大的挑戰就是，定義你的工作是什麼。」我協助客戶的重點是，定義你如何定義你的工作。
 

你有五萬尺、也有一萬尺高空的工作，你有email要回，但你同時有策略規劃要做。你還要維持人際關係，以及照顧自己的健康。這些都是你必須投入的工作。所以一個ＧＴＤ企業，不是永遠讓一切都在掌控中，也不是永遠聚焦，但你必須知道如何讓自己掌控和聚焦。
 

ＧＴＤ組織的真正關鍵是，很快地重新設定（reset）。當環境改變，你知道如何改變內部作業，改變焦點。這種敏感度會快速重新將人聚焦在對的地方。這就是清空（clear space）的策略性價值。你會更清爽，能將資源聚焦在重要的事情上。
 

把眼前的事情清空
 

如果你的頭腦清空，你就可以處理任何你覺得重要的事情。相反地，當大家常常處於壓力很大的狀態，腦袋就會進入一種情緒反應，也就是逃走或戰鬥（flight or fight）的狀態，很直覺地在處理事情。如果你把一大堆不完整的事情，都堆在心裡，那不是最好的處理方式。
 

Q.要清除這些事情，本身就是一個很大的挑戰。對企業主管來說，要怎麼做？
 

A.寫下來，或把它放在籃子裡。如果你有一件事情沒有完整、沒有決定，你永遠不會有一張乾淨的桌子。如果你把這些東西散置各處，你就會到處覺得被淹沒。相反地，如果你把眼前的事情，放在一個具體或虛擬的籃子裡，心裡就不會有障礙，因為你知道會把它清空。
 

Q.以你自己來說，多久你會清一次？
 

A.每隔二十四或四十八小時。清空不表示把事情做完，而是定義這些工作。當有件事情突然出現，你的壓力不只來自這件事，而是你不知道還有多少事情要做。一旦你釐清了那些舊東西，你就可以更優雅、從容地評估眼前的新事情。如果你知道，一、兩分鐘內，就可以看完這些東西，就不是壓力。
 

當你有很多堆積的東西，你就會不斷地想，還有什麼事情沒有處理的？很抱歉，這是你作為主管必須做的決定，但很多人卻抗拒這個工作，拖到最後一分鐘才做。
 

很多人不願意清空，因為他必須為這些承諾負責。他們會藉口說，因為沒有時間，所以我沒有做出好的決定。還有一種心理原因是，如果你快被淹沒了，那就表示你很重要。